Au sein du service formation, l’assistant formation sera rattaché(e) au responsable du pôle Pilotage organisation et innovation au sein d’une équipe de 6 personne et sera chargé d’organiser la logistique des formations en salle et à distance afin de favoriser l’apprentissage des apprenants dans les meilleures conditions.

L'assistant(e)s formation joue un rôle clé dans la mise en œuvre des formations car en lien avec tous les stagiaires, les formateurs et les chargés de projets formation. Il contribue à la qualité de service, à la réactivité et à l’efficacité du service formation. Il pour mission de :

• Gérer le déploiement des dispositifs de formation du plan de développement des compétences dans le respect des process du service :
  • ingénierie logistique des formations (réservation des salles en interne ou en externe, organisation et planification des groupes, rédaction et envoi des invitations, gestion des documents formation),
  • traiter les demandes des stagiaires (en amont et en aval des parcours de formation),
  • assurer la relation avec les formateurs tout au long des formations
• Assurer la saisie et le suivi des données formation dans le SIRH (inscriptions, réalisations des parcours) avec la traçabilité définie pour chaque modalité (feuille de présence, synthèse des évaluations  …)
• Garantir la qualité des données formation en vue des reportings métiers, des bilans sociaux ou autres communications qualitatives et quantitatives sur les dispositifs de formation
• Réaliser les reporting des dispositifs de formation vis-à-vis des métiers
• Réaliser le suivi budgétaire (suivi des engagements et des factures en lien avec les chargés de projet formation)
• Saisir des quiz dans la plate-forme de création de contenu
• Réaliser la recette des modules en ligne avant déploiement dans l'entreprise
• Traiter les demandes des interlocuteurs et proposer des solutions d'attente
• Assurer l'interface avec les chargés de formation, contribuer à la circulation de l'information du service
• Participer à des réunions et rédiger les relevés de décisions

L'assistant(e)s formation garantit la bonne réalisation des sessions de formations dans tous les aspects liés à l'ingénierie logistique, et administrative ainsi que dans l'optimisation des présences aux sessions de formation.

• Fait preuve de rigueur et de précision
• Traite les données RH de son périmètre dans le respect des formats et des délais définis.
• Apporte sa contribution à des projets en intégrant les contraintes et délais du projet dans l'organisation de son travail.
• Sait bien communiquer tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Fait preuve d’autonomie et de capacité d’organisation.
• Maîtrise les outils informatiques, bureautiques et digitaux.
• Sélectionne les outils et les fonctionnalités les plus efficaces au regard du travail à réaliser.
• Se mobilise au service des clients internes dans la recherche des meilleures solutions.
• Etablit avec ses clients internes des relations de qualité dans la durée.
• Fait preuve de curiosité sur son activité et participe à la vie de l’équipe

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