En support de la Direction Distribution France et de ses équipes, l’Office Manager garantit le bon fonctionnement de l’organisation, coordonne et supervise les activités administratives, et veille à la circulation fluide de l’information entre les interlocuteurs internes et externes.

Il ou elle contribue activement à l’efficacité opérationnelle de la Direction en assurant un rôle central de coordination, d’anticipation et de pilotage.

Principales responsabilités

1. Pilotage et organisation

• Préparer et participer aux instances de gouvernance, notamment les CODIR (ordre du jour, comptes rendus, relevés de décisions et suivi des actions).
• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda de la Directrice Distribution France.
• Suivre et piloter le budget de la Direction France en lien avec les interlocuteurs concernés.
• Garantir le respect des échéances et la bonne coordination des activités de la Direction.

2. Ressources Humaines et coordination administrative

• Piloter les parcours d’intégration et de départ des collaborateurs (onboarding/offboarding) en coordonnant les différents acteurs internes et les moyens matériels nécessaires.
• Centraliser, fiabiliser et diffuser les informations RH auprès des parties prenantes.
• Assurer la qualité et la fluidité de la communication interne.
• Accompagner les équipes sur les sujets administratifs du quotidien.

3. Événementiel et animation commerciale du Réseau de Proximité

• Organiser les événements internes du réseau : planification, coordination des intervenants, logistique et suivi opérationnel.
• Assurer le suivi et la mise à jour du calendrier annuel des événements du réseau.
• Coordonner les déplacements professionnels en veillant à leur optimisation et à leur anticipation.
• Contribuer au bon déroulement des temps forts commerciaux et managériaux.

4. Activités transverses

• Assurer la gestion du parc automobile des conseillers du Réseau de Proximité.
• Être l’interlocuteur privilégié des gestionnaires de flotte et des partenaires internes concernés.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels de la Direction.

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.
• Forte aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.
• Sens du service, de la confidentialité et de la fiabilité.
• Polyvalence, autonomie et adaptabilité.
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement exigeant.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365 : Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, Word).
• Capacité à évoluer dans un environnement complexe nécessitant discrétion, réactivité et sens de l’organisation.